我最近调查了许多公司有关商业EMAIL信息的案例，但是许多公司的反应就是“不要对这个邮件进行答复”。

我也明白公司这么做的原因：他们并不想对那些阅读了或是回复了他们EMAIL营销信息的用户负责任。许多公司由于接受到了如洪水般泛滥的垃圾邮件而正在推迟他们的计划。而另外一些公司则不想花费过多的时间和人力对受到的邮件进行筛选。因此，他们会要求收到邮件的用户不需要进行回复。

有一种邮件过滤设备能够有效的分辨出软硬队踢以及来自于办公室的信息，同时能够更容易的查看回复的内容。但是仍然有许多公司不愿意使用它。因为这个设备将企业的利益凌驾于消费者的方便之上了，同时它也剥夺了互联网向来所拥有的一个功能：通过双向沟通来进行交流的能力。如果在网上，那些事先录音在电话中的人和想要接听他们电话的人是平等的，因为在电话的另一头没有会听你究竟说了什么。

我首先推荐我的客户分析一下他们的回复，通过查看邮箱的内容来寻找到一种沟通的方法。对许多公司来说，回复的流量比预期的更需要进行管理，那些来自于办公室的邮件和垃圾邮件都已经被过滤了。可是一旦你发现你无法积极的处理那些回复时，你可以使用一些善意的方法来提醒你的用户，而不是使用那些和用户敌对的方法。

不要使用全是大写的内容

使用全是大写字母的邮件无疑是在自掘坟墓。尽管大部分的发件人已经将这条从他们的字体规范中去除了，但是大写字母在某些特殊格式的使用频率上还是非常大的。我认为在全文本的信息中，你可以适当的加一些起强调作用，但是不要靠这个来达到吸引人注意的目的。除非你想要责备你的读者不回复你的信息，因此不要使用都是大写的内容来让他们不回复。

使它更友好

使用一些优美的语言本身更能说明问题。所有的公司应该对他们自己所使用的语言做出一些规范，比如说是“对用户友好的”、“专业的”和“会话的”等等。“不要回复这个EMAIL”这个用语并不符合这些用语，如果再加上一个请字可能会好点，但是也没有根本性的作用。

某些语言不要放在显眼的位置上

这个内容是附带的，因为它并不是EMAIL基本的内容，所以并不是最主要的。检查一下你发送EMAIL的内容，尤其是那些包含商业信息的内容。公司通常的做法都是将“不要回复这个EMAIL”放在那些不需要滚动就可以看到的地方。那并不是最好的处理方法。

解释一下原因

任何一个和EMAIL打交道的人都知道为什么用户不愿意回复。但是你的许多接受者并不清楚。你可以向用户解释一下你们的方法，无论邮箱是不受监察还是偶尔受到监察，你都要向用户如实说明。

更好的做法是：将EMAIL信息从一个对用户不便的转换为对他们有益的。如果对于用户来说能够有更好的联系你们公司的方法，你可以告诉他们那就不必进行回复了。

提供另一种联系方法

如果你确实无法收到用户给予你的回复，那么至少你要提供另外一种联系方式给用户。当然我的意思并不是要让公司把他们首页的URL给用户或是让用户通过SE来搜索公司的联系方式。最好的方法是提供一个可以监察的EMAIL地址，在EMAIL的内容的页面上链接一个“联系我们”让用户通过多种途径来找到你们。

提供另外一种联系方式对于那些业务信息来说非常重要。在CAN-SPAM下面不需要链接美国邮政服务的URL。让用户不用回复这个EMAIL又不提供给他们其他的联系方式，这个客服并不好。

建议方法

我不得不承认不要回复这个EMAIL对用户来说确实有一些不便之处。我会告诉他们为什么不回复会对他们获利最大。我会提供多种联系方式让用户和发送者进行联系，当然越简单越好。使用的语气应该是比较委婉而不是充满敌意的。要记住的一点就是你要通过这些EMAIL来同用户建立良好的合作关系。你应该避免使用一切让用户读起来感到不爽的话语。

以下有几个非常好的例子：

请不要回复这个信息。你可以将信息回复到另外一个不受监察的邮箱中，如果你有任何疑问的话请咨询：http://www.ourcompany.com/contactus或拨打电话202-555-1212.

很抱歉这个EMAIL是自动通知的，因此无法接受回复。如果你有任何疑问的话我们很乐意帮助你。你可以通过customerservice@ourcompany.com.对我们进行咨询，我们24小时为您服务。

如果你想要联系我们，请不要对这个EMAIL进行回复而直接进入http://www.ourcompany.com/contactus，如果你想要更快捷的话，可以直接登入你的帐户。因为你回复这个信息的话我们将无法收到。

译自：http://www.clickz.com/showPage.html?page=3624091