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电子邮件细节谈:邮件内容的署名问题

(www.marketingman.net 冯英健 2005-05-25)

【摘要】:电子邮件中的署名是邮件内容不可缺少的组成部分,既是对发件人信息的补充,也是收件人进一步建立对发件人信任的必要信息,同时,电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分,对企业网络品牌具有一定的影响。


无论是开展电子邮件营销,还是一般的邮件通信,电子邮件主题和发件人信息的设计都很重要,网上营销新观察(www.marketingman.net)已经用几篇文章专门讨论做这些细节问题,这些问题有时不比邮件内容设计重要程度低,如果收信人连邮件都不打开,邮件内容设计多么专业也就失去了意义。相对于电子邮件主题和发件人信息,电子邮件的署名(签名档)问题的重要性虽然没有重要到影响邮件打开率的程度,但同样不可忽视,尤其当你希望自己的邮件得到收件人的重视时。

电子邮件对收件人是否重要,并不是发件人自己来决定的,无论你是否将邮件标注为“加急”,也无论你是否要求收件人给予“接收确认”,关键是邮件内容所决定的,如果你的邮件对收件人来说不够重要,或者邮件信息不够完整(如缺乏基本的收件人信息和发件人署名及联系信息等),都可能影响电子邮件信息传递的最终效果。

电子邮件中的署名是邮件内容不可缺少的组成部分,既是对发件人信息(邮件显示信息)的补充,也是收件人进一步建立对发件人信任的必要信息。同时,电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分,对企业网络品牌具有一定的影响。正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系时的邮件)都有统一的格式设计,这样不仅看起来比较规范,而且也是体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显。

如果从用户方面来看,有时可能会抱怨为什么自己发出的咨询邮件迟迟得不到回复,甚至得不到任何回复,这也很可能是因为邮件内容、主题、署名等方面设计的问题所造成。根据作者个人的体会,有些大型电子商务网站收到很多用户咨询邮件,会设置专门人员回复用户咨询,有些小型网站则可能没有专人负责回复顾客邮件,往往是相关人员兼职完成的,如果邮件在签名等方面不够注意(尤其中没有任何署名),那么这样的邮件很可能得不到回复。因为需要回复的邮件可能很多,工作人员肯定是首先回复最重要的邮件,如果我们给待回复邮件的重要程度定义一个顺序的话,那么没有任何署名的匿名邮件级别肯定是最低的,除非工作人员特别悠闲,否则一般是不会有人愿意回复这样的邮件的。

2002年3月初,我曾写过一篇文章“你的Email咨询为什么得不到回复”(www.marketingman.net/wmtips/e223.htm),其中分析了网站方面和用户方面各自可能的原因,包括了用户发送“匿名邮件”的问题。直到现在,作者仍然经常收到许多匿名的请求帮助的电子邮件,有些曾给予回复了,但仍然有很多邮件被忽略了,这实在也是心有余而力不足啊,只要有其他重要的事情要做,就几乎不会回复匿名邮件。我想,这种情况对任何人来说应该都会这样处理。如果您的咨询邮件希望得到正确的回复,那么最好是注意一些基本问题。

 通过对电子邮件主题设计发件人信息设计、签名设计等这些细节问题的讨论,我想要说明的问题仍然是:无论多么完美的理论和策略设计或者功能多么强大的管理软件,最终都会落实到这些具体问题上,如果在操作层面上处理不当,同样会影响网络营销的效果。实际上这正是普遍存在的问题。

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