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企业邮局的特点和作用

(http://www.marketingman.net 作者 冯英健)

摘要:所谓企业邮局,是一种类似于虚拟主机的服务,将一台邮件服务器空间划分为若干个区域,分别出租给不同的企业,一个企业可以租用一定的空间作为自己的邮件服务器。从使用的角度来看,相当于拥有自己的邮件服务器,可以为自己的员工设置电子邮箱,还可以根据需要设置不同的管理权限。如果您希望以较低的资金投入为本企业或机构员工解决统一电子邮件形象的问题,企业邮局是一种比较理想的解决方案。


    无论日常工作还是其它商务活动,电子邮件的作用已经和电话一样成为必不可少的通信手段,但在电子邮箱的选择和使用上却有着很大的不同,一些大型企业或其它对电子邮件要求较高的公司通常拥有自己的邮件系统,使用自己企业的电子邮件无疑是最理想的选择,既可以充分反映公司的形象,又可以确保保密性,便于内部通信管理。

    建立企业自己的电子邮件系统需要投入较高的设备费用、通信费用和维护管理费用,但是对于大量中小企业来说并不具备这样的条件,选择电子邮件通常有三种方式:最简单的,是申请一个免费邮箱;第二种是在申请上网帐号时,ISP会提供一个电子信箱;第三种,当企业租用虚拟主机建立网站时,通常可以获得若干个以企业域名为后缀的电子邮件,这可以在一定程度上满足需要。对于那些尚未建立自己网站,或者已经租用虚拟主机,但需要几十个甚至几百个电子邮箱的企业来说,为了方便设置和管理员工邮箱,还有另外一种选择——企业电子邮局(简称企业邮局)。

    所谓企业邮局,是一种类似于虚拟主机的服务,将一台邮件服务器划分为若干个区域,分别出租给不同的企业,一个企业可以租用一定的空间作为自己的邮件服务器。从使用的角度来看,相当于拥有自己的邮件服务器,可以为自己的员工设置电子邮箱,还可以根据需要设置不同的管理权限,以及部门成员之间或者公司全体成员之间的群发功能等等,并且,除了一般的终端邮件程序方式(如outlook)收发E-mail之外,还可以实现web方式收发和管理邮件,比一般ISP提供的E-mail信箱和虚拟主机提供的信箱更为方便。实际上,一些虚拟主机用户所使用的自己域名下的电子邮箱也类似于企业邮局的服务,只不过,这个邮局的管理权限由主机提供商控制,没有交付给用户而已,因此在设置和管理上很不方便。

    虽然企业邮局的概念还没有被大多数人所了解,但随着人们对免费邮件和ISP提供的公共邮箱在功能上的限制,以及对企业形象的伤害等方面了解的深入,在商业活动中寻求更适合商业需要的企业电子邮件系统,使用和自行管理本企业的电子邮箱已经成为一种必然的趋势,对于大量中小企业,对企业邮箱的需求也会逐步增加。因此,可以预见,在企业上网热潮中,企业邮箱是继域名注册之后又一个需求热点。

    企业信箱具有下列一般特点:

    ·适用面广:企业邮局和网站建设可以分别进行,只要申请一个顶级域名(国内或国际域名均可),就可以建立自己的企业电子邮件系统,一些暂时没有必要或者没有条件建站的企业也可以提前进入信息化经营阶段。当然,建立了网站的企业更需要企业邮局;

    ·便于管理:企业可以自行设定网络管理员来分配和管理内部员工的电子邮件帐号,可以随时增加、删除、调整员工邮箱设置,即使人员流动性较大也可以保证资源的合理使用,并可避免离职员工继续使用公司邮件可能产生的潜在影响;

    ·价格低廉:一个企业邮局的年使用费一般在几百元到一千元之间,可供几个到几百个员工试用,即使按20个用户邮箱计算,每个邮箱每年的使用费还不到50元,如果用户数量更多一些,价格就更为低廉,几乎接近免费的价格,比使用免费邮箱带来的价值要高得多;

    ·节约资源:以100M空间的企业邮局为例,甚至可以供100个用户使用,如果该邮局使用动态容量管理的话,给每个用户分配的空间还可以多于每个用户平均所占有的空间容量,只要所有用户同时占用的邮箱空间容量不超过企业邮局空间总容量即可。

    ·邮件收发方便:企业邮局可以提供WEB方式和客户端软件方式收发邮件,使得电子邮件的使用和管理更为方便;

    ·专业技术服务:企业邮局使用方法非常简单,不需要太多的专业知识,所有后台技术都由企业邮局服务商的专业技术人员负责,企业不必为邮件系统故障而伤脑筋。

    企业邮局是一种比较理想的电子邮件系统解决方案,如果您希望以较低的资金投入为本企业或机构员工解决统一电子邮件形象的问题,不妨认真考虑一下。

(本文发表媒体:天极网企业中心 2000-12-04)

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